Planeringstråden inför VROM 2011 i Göteborg

[Fido]

Kom ihåg att detta bara fortfarande är funderingar över hur helgen förhoppningsvis kommer att se ut.

Jag tror att detta kan bli riktigt bra, det pratades också om att alla volvo klubbar ska samarbeta mer, bla funderar amason klubben på en gemensam träff för att starta upp
säsongen 2011 vilket lät väldigt trevligt.

Det som ni hade att anmärka om från årets vrom var redan uppmärksammat av vrom styrelsen om att utställnings platsen var för utsprid.

[Bear]

Semester uttagen så jag kommer på mötet 20/11

/Björn

[Kim J]

För många år sedan så var själva utställningsområdet precis som det nu verkar vara planerat precis utanför musèet.
Var mycket bättre och mera samlat, detta var dock innan dom slog upp det nedrig fula stängslet/staketet som nu är utanför.

Men verkar i alla fall lovande!
Med vänliga hälsningar Kim

[Maxwell]

För många år sedan så var själva utställningsområdet precis som det nu verkar vara planerat precis utanför musèet.
Var mycket bättre och mera samlat, detta var dock innan dom slog upp det nedrig fula stängslet/staketet som nu är utanför.

Men verkar i alla fall lovande!
Med vänliga hälsningar Kim

Ja det var ungefär så som tankegångarna gick på mötet, att man skulle försöka återgå till den ursprungliga platsen som fanns innan staketet och det stora huset som ligger där nu kom till. Det var också ett önskemål från Volvo-museet så att de och utställningen kommer mer närmare varandra. Vart de olika klubbarna skall vara placerade bestämdes inte på det senaste mötet så det får vi nog anledning att återkomma till.

//M

[Bear]

Så nu börjar mötet närma sig här och jag har fått mail från Ortwin om mötet. Det är på Volvo Museum 20/11 klockan 11. För egen del så kan jag delta, hur ser det ut från övriga medlemmar?

/Björn

[Fido]

Så nu börjar mötet närma sig här och jag har fått mail från Ortwin om mötet. Det är på Volvo Museum 20/11 klockan 11. För egen del så kan jag delta, hur ser det ut från övriga medlemmar?

/Björn

Jag kan inte, men det räcker om 2st från klubben går.

[Maxwell]

Jag har också tänkt att medverka.

//M

[Bear]

Jag har också tänkt att medverka.

//M

Jag medelar Ortwin att vi kommer då Kan man lifta med dig ut till museumet då också? Kan ta mig till Guldheden, saknar ju bil nu när 960:an står och sover om vintern.

/Björn

[Maxwell]

Jag har också tänkt att medverka.

//M

Jag medelar Ortwin att vi kommer då Kan man lifta med dig ut till museumet då också? Kan ta mig till Guldheden, saknar ju bil nu när 960:an står och sover om vintern.

/Björn

Jag har redan skrivit till honom att jag kommer.
Det går fint att åka med mig ut till Torslanda, vi kan ju höras när det börjar närma sig.

//M

[Maxwell]

Här kommer det senaste protokollet från planeringsmötena inför VROM 2011:


Protokoll VROM möte, lördagen 2010-11-20, på Volvo Museum

Närvarande: Ortwin Schroeder, Claes Rydholm, Otto Linninger (Volvo Museum), Stefan Linerudt, Egon Kristenssen, Stefan Norén, Tina Holmberg, Lars Speek, Ulf Selstam, Per Helgesson, Håkan Gedda (480-klubben), Martin Pettersson,


VROM fredag

• Stora Holm – platsen är prel-bokad, öppet till 13:00, förlängning möjlig men en timme debiteras med 800: - sek/guide
• Volvo Demobanan – Banan är i och för sig stängd men öppnas för VROM, rena provkörning med nya Volvobilar, ingen demo, begränsad antal deltagare. Max 100 pers. Vi får hänvisa till det på hemsidan och på anmälan.
• ”Räkbåtar” på kvällen – 5 st. offerter kom in, 575: -/pers, MS Trubaduren, 80 personer på soldäcket, om vi blir fler får vi boka hela båten. Hisingen runt, ca 5 tim., hyran ligger 4500: - – 5000:-/timme, vem kan sponsra båten? Prislappen ligger på ca 20 000: - för Hisingen runt; måste prelbokas, hel båt är ett från ett annat rederi, Claes kollar sponsringen. MS Trubaduren prel-bokas, vi måste gå ut med infon till klubbarna och på hemsidan samt anmälningstalongen på hemsidan att man ska anmäla sig så fort som möjligt. Start vid Volvo Museum. Föredrag på båten: Rolf och Håkan Malmgren ställer upp och ska berätta om Volvo designen.

VROM lördag

• Rallysträckan – i stort sätt samma sträcka som 2003.
• Olika mål – Äskhults Friluftmuseum är tillgängligt och tillgång till bryggan vid Lygnern som ligger precis nedanför idrottsplatsen
• Sätila IF – Vi är välkomna, cafeterian är öppen, matförsäljningen sköts av idrottsklubben; parkera bilar på löpningsbanan och på grusplanen; dansbanan kan användas till bl.a. prisutdelning.
• Frågor till tipsrundan har ännu inte skickats till Claes.
• Priser, pokaler, Volvoprylar? VROM – plakett? Kostnader? 3 priser som i år. Förslag till pris för bästa tidsenlig klädsel? Vem ska/kan bedöma?
• Program på idrottsplanen? Rolf och Håkan Malmgren kan ev. delta med någon rallybil; mingla med deltagarna; omges med andra Volvoentusiaster
• Ljudanläggning: Claes tar den bärbara högtalaren

VROM söndag

• Layout – förslaget är OK, måste detaljeras fram mot våren. Klubbparkering, salubilar, Volvo Personvagnar Sverige, lastbilar, ombyggda Volvo osv...
• Program – jubilarer: P1800 fyller 50 år och Volvo 850 fyller 20 år, pris för trevligaste klubbil, udda Volvobilar (t.ex. PV830 som nämns i senaste ”Sidan”), äldsta bruksbil, långmilare, lite småskabbig; insläpp borde utföras av klubbarna, någon som kan Volvo, alla är välkomna, oavsett skicket.
• Sponsorer – Verktygsboden, Smartab…
• Parkering – både klubbilar och besökare
• Ljudanläggning: ännu inget svar
• Scen: ännu inget svar,
• Tält: Leif har inte hunnit fråga
• Speaker: Kenneth Tonef? (bilkunnig, gillar Volvo), Claes vill kolla med honom


Övrigt
• VROM hemsidan: olika logotyp behövs (VC Heritage, 7/900 klubben), bilder till ”Historia”, uppdatera IVM texten, nya länkar (Volvo Museum, 7/900-klubben, 200-klubben) http://www.vrom.selda.se" onclick="window.open(this.href);return false; kontakt: ulf@selda.se
• Anmälning på hemsidan: någon anmälningstalong är på gång.
• Kulturkalaset – äger rum helgen efter 16 – 21 augusti. Inte längre intressant för VROM.
• Infofolder: presenterades, små ändringar återstår, ska översättas på ENG och DE
• Marknadsföring – mässor (Bremen Classic, Techno Classica, Elmia, Tjolöholm?), marknader, Volvo Museums Dag: infofolder ska delas ut på de tillfällen, när det gäller Bremen Classic skickas ett antal till Volvo Klubb Tyskland och när det gäller Techno Classica delas de ut av Volvo Cars Heritage.
• Kalender: MHRF info ska skickas in vid årsskiftet -> Claes; klubbtidningar; klubbkalender;
• Budget: måste uppdateras. Den 100928 fanns det 60 773: - sek på VROM’s konto och Inklusive årets inkomster blir det nästan 90 000: - sek. Vi får avvakta nästa utdraget.
• Årsmöte: på nästa årsmöte borde vi välja klubbledamöter/representanter från varje klubb.
• Förslag till världsrekord: längsta Volvo - kortege (570 Volvo är dagens rekord i Polen), kan det vara något till VROM 2012? Bra tillfälle eftersom Volvo fyller 85 år och VROM fyller 25 år.
• Sponsorlista: betala 25: - för att vara med på sponsorlistan, ”VROM klubb”, via Paypal på hemsidan.

Nästa möte: 2011-01-15, kl. 11:00, Volvo Museum



//Maxwell

[charm76]

Vem åker på nästa möte? Är det samma personer eller kan man anmäla sitt intresse för att delta denna gång istället?

[Bear]

Vem åker på nästa möte? Är det samma personer eller kan man anmäla sitt intresse för att delta denna gång istället?

Jag kommer att åka. Tycker inte det ska vara några problem att du följer med! Fick mail från Ortwin idag, så jag ska fråga för säkerhets skull!

/Björn

[charm76]

Toppen, jag följer med om jag får och om jag får ledigt..

[Maxwell]

Ja, det är väl ok.
Jag hade dessutom själv tänkt att medverka denna gången också.

//M

[charm76]

Ska ringa o fjäska med planeringen imorgon...

[Fido]

Funderar också på att åka, Känns som man kan knyta många bra kontakter med dom andra klubbarna.

[charm76]

Precis. Jag fick dessutom ledigt den 15 jan. Så jag åker gärna!

[Fido]

Funderar också på att åka, Känns som man kan knyta många bra kontakter med dom andra klubbarna.

Har kommit lite annat i vägen så jag kan inte komma tyvärr.

[Bear]

Så ännu ett möte avklarat, och det känns bara bättre och bättre för varje gång detta! Är helt övertygad om att det kommer bli ett toppenevenemang! Så ta redan ut semester nu för detta

Protokoll kommer så fort jag fått det från Ortwin!

/Björn

[charm76]

Ja, jag tror detta kan bli riktigt bra!! MKt trevligt var det idag också.

[Kim J]

Gott man har semester i Augusti i år då .

Med vänliga hälsningar Kim

[Bear]

VROM fredag
 Program i grova drag
 ”Räkbåtar” på kvällen – kostnader, offerter, tider, antal max deltagare? Ingen sponsring från VCC, dead line anmälan är 1 juni, MS Trubaduren, 80 pers max, inkl. funktionärer och Håkan och Rolf Malmgren. Hur många funktionärer behöver vara med? Ju färre funktionärer ju fler VROM deltagare kan vara med. De första 80 som anmäler sig kan vara med på designföredraget och sen kan är de med på kryssning men inte på soldäcket, dvs. inget föredrag. Alternativprogram: ”Dockside”, grillkväll? I så fall fler deltagare anmäler sig och inte får plats på båten.
Parkering på Arendal? Busspendel med någon veteranbuss till Lilla Bommen? Eller parkering på Lilla Bommen? Start på Lilla Bommen: 18:30
 Kostnader/avgift till deltagare? 575: - sek

VROM lördag
 Program i grova drag
 Sätila IF – idrottsplanen: kostnader? Ca 2500: - 3000: - sek, idrottsklubben säljer korv, hamburgare, läsk, kaffe. Rallysträckan: är den klar? Borde testköras under våren. -> Egon
 Tidsenlig klädsel: ska vi ha pris för det? Vem bedömer? 30 – 40 – 50 – 60 – 70 och 80 talet? -> vi har inte något pris, utan tidsenlig klädsel är frivillig och uppskattas. Prisutdelning: 3 priser (som förra året), VCH -> Claes
 Rolf & Håkan Malmgren: kan/vill de vara med? Bekräftelse?
 Avgift: 100:-/bil -> Monte Carlo skylt, road book, give-away

VROM söndag
 Program i grova drag, 1800 50 år, 850 20 år, 940/960 20 år,
 Layout – detaljer, förslag, synpunkter Tält, toa, flödesschema, camping(?), salubilar, VCC, Biltvätt -> tankbil? -> miljö??
 Sponsorer – vilka? Är de informerade? Bilia/Volvo Bil? Försäljning av Volvoartiklar? VP, Smartab, Motoroldies, Verktygsboden (saxlift istället för scen?), Amring; presentation av sponsorerna på scenen.
 Parkering – både klubbilar och besökare -> klubbfunktionärer som tar hand parkeringen, sköts av varje klubb. Ska TIK sköta besöksparkering?40: - p-avgift. Utställningsbilarna ska stanna till 15:00 och bör inte åka tidigare. Insläpp startar kl 07:00 till 09:00.
 Ljudanläggning: har någon kollad om det finns någon alternativanläggning? Kostnader? Folkets Hus Biskopsgården har ljudanläggning -> Anders ska kolla
 Scen: finns det någon offert? Vem kan bygga den? Endast VCC Utställningsservice? På G., Leif, Martin (plan B) kollar med sin kontakt
 Marknadssäljare: anmälan på hemsidan -> Ulf Övrigt
 VROM hemsidan är klar och på G. Nyhetsbrev: programbeskrivning; regler; rally; ... Anmälan: Stora Holm, provkörning, räkbåt (kvällsaktivitet) 80 platser för föreläsning, rally, marknadssäljare Betalning räkbåt vid anmälan, rallyt betalas på plats Anmälning på hemsidan: mallar måste tas fram
 Infofolder -> marknadsföring – mässor (Techno Classica, Elmia?), marknader, Volvo Museums Dag
 Budget: inget nytt, det finns ca 90 000: - på VROM’s konto
 Funktionärer: klubbmedlemmar och TIK (på söndag)
 Årsmöte -> val av ledamöter/klubbrepresentanter -> datum -> Sven Bertil
 VROM pryl (T-shirt, keps, tygkasse, klistermärke, plakett, glas, tallrik, musmatta, nyckelband, notisblock...), T-shirt tryck på plats? Tina kollar.
 Eget VROM tält? -> Tina kollar var och hur dyrt

Att göra

Ortwin: nyhetsbrev, infofolder, anmälningstalong, fredagsprogram: kan man
anmäla sig till bägge program eller bara till A eller B? Tidsplan, söndagslayout, ta in offert från Ackert Reklam för Monte Carlo skylt och klistermärke. Kolla med Anten Gräfsnäs; GDG veteranklubben i THN/V-borg?

Tina: kolla VROM tält, vem som kan göra t-shirt tryck på plats, kostnader div. VROM prylar

Sven Bertil: årsmöte -> förbereda

Ulf: anmälningstalong på hemsidan

Leif: scenbygg, offert

Martin: scenbygg, alternativoffert

Anders: Ljudanläggning från Folkets Hus: kostnad?

Egon: provkör rallysträckan under våren.

Björn: kolla veteranbuss till VROM fredag från Volvo Museum till Lilla Bommen,

Alla: frågor till tipsrunda skickas till Claes
Nästa VROM möte: Lördagen, 19 februari 2011,
KL. 12:00

[Maxwell]

Protokoll VROM möte lördagen 2011-02-19, kl. 12:00

Närvarande:
Ortwin Schroeder (VROM ordf.), Sven Bertil Linberg (VROM sekreterare), Claes Rydholm (Volvo Cars Heritage),
Stefan Linerudt (PV klubben), Anders Danielsson (PV klubben), Tina Holmberg (Amazon klubben), Lars Speek (Amazon klubben), Stefan Norén (Amazon klubben), Leif Pettersson /Amazonklubben), Ulf Selstam (1800 klubben), Pierre Hallberg (200 klubben), Håkan Gedda (480 klubben), Martin Pettersson (7/900 klubben)

Frånvarande: Otto Linninger (Volvo Museum), Egon Kristensen (PV klubben), Per Erik Helgesson (140 klubben), Fredrik Bernstig (7/900 klubben), Charlotte Magnusson (7/900 klubben)

VROM fredag
- Busspendling/parkering från VM till Lilla Bommen? Vilka veteranbussar? Ringlinien, Anders Hanssen, vill ställa upp. Björn håller kontakten.
- Anmälan på hemsidan. På G.

VROM lördag
- Monte Carlo skylt: Ortwin ska kolla med Ackert
- Road book: vi kan göra den själv, det finns en hemsida: map24.com, för kartor och vägbeskrivningar. Vi ska jobba med roadboken efter vi har provkört rallysträckan. VROM söndag
- Layout – presenterades, små ändringar måste göras, annars OK.
- Sponsorer – vilka? Är de informerade? SmartAB, Verktygsboden, Motoroldies, VP Autoparts: Lars kollar, Volvo Bil: Ortwin kollar med Lennart Lejd på Volvo Bil.
- Camping på området möjligt? Bara i en liten skala, inte så många. Efterfrågan finns.
- Möjlighet att tvätta bilen. Finns den? Tillgång till vatten? Handtvätt; vattenslang och
avlopp. Otto får koll med Volvo Group Real Estate (f.d. Danafjord). Parkering utställningsbilar mellan 09:00 och 15:00. Ingen får lämna området tidigare. Infon har skickats ut med infobrevet. Vi måste vara tydliga mot alla deltagare att alla vet vad som gäller.
- Ljudanläggning: från Folkets Hus? OK, vi får låna anläggningen för 0: - sek!
- Scen: Firma Layher vill sponsra VROM med scenen. Vi får kolla hur det är med transport och montage/demontage? Scenen ska vara klar på fredag EM, senast på lördag FM. Scengolvet är 3 x 6 meter, 1,2 – 1,5 meter hög plus en ramp ca 60 – 70 cm hög, man står ovanför bilen och talar.
- Speaker: Kenneth Tornef gör gärna speaker-jobbet, Volvo Cars Heritage står för kostnaderna.

Övrigt:
- Anmälning på hemsidan: mall påbörjad
- Budget: Bosse kommer nästa gång
- Funktionärer/klubbmedlemmar som hjälper till, VROM väster till funktionärer? Var finns de orangea VROM väster???
- Årsmöte -> val av ledamöter/klubbrepresentanter -> datum
- VROM prylar (musmatta, nyckelband osv.…) Pins (6 – 7: -/st per 500 st.), nyckelband, isskrapare (5: -/st. per 500), plakett (15: -/st. per 500 st. inkl. tryck), Pokal ca 20: - st., dekaler ännu inget svar
- Eget VROM tält? Tina hålla på och kollar. 3 x 6 meter tät, ca 1500: - sek plus väggar. Ca 3000: - rubbet
- Bord och stolar till klubbtälten: Volvo Museum? Istället för att låna från Rentatent, Ortwin kollar
- Banner” på hemsidan från t.ex. VP autopparts, Layher, någon veteranbiltidning, klubbar… Ulf hjälper, Lars kollar med VP. Ulf skaffar plats på hemsidan.

Att-göra:
- Ortwin: layout; försöka få tag i GBG veteranbuss; kontakta Ackert reklam (rallyskylt); kontakta Lennart Lejd ang. Volvo Bil – sponsring; kolla med Otto ang. bord till klubbtält från Volvo Museum
- Ulf: anmälningstalong på hemsidan, banner på hemsidan
- Charlotte: maila offerterna till Ortwin
- Bosse: kolla offerterna/budget
- Otto: kontakta Volvo Group Real Estate ang. tvätthallen/möjlighet till biltvätt
- Lars: kolla med VP autoparts om banner till hemsidan.
- Sven Bertil: förbereda årsmötet
- Björn: hålla kontakten med Ringlinien

Nästa möte: lördagen 19 mars, kl. 12.00 på Volvo Museum och lördagen 9 april (årsmöte?)


//M

[Maxwell]

Igår hade VROM årsmöte samt ett ordinarie planeringsmöte inför VROM 2011, protokoll kommer asap. Arbetet fortgår med planeringen som vanligt, inget direkt nytt har dykt upp.

Värt att nämna så här i förbifarten är att undertecknad numera sitter som klubbrepresentant i VROM:s styrelse i form av ledamot. Även Håkan Gedda från 480-klubben sitter med samt Johan Rudbäck(?) från 262, 780-klubben. Från resterande klubbar valdes suppleanter/valberedning.

Det var allt "so far", ett protokoll kommer som sagt.


//M

[Maxwell]

Protokoll från senaste VROM-mötet den 9/4:

VROM fredag
- Tidplan Demobanan/Stora Holm, antal max pers/grupp?
- Räkkryssningen ska betalas i förväg, efter anmälan! Infon ska läggas ut på hemsidan samt kontouppgifter (IBAN, Swift code)

VROM lördag
- Rally: ska provköras snart. Glöm inte roadboken!

VROM söndag
- Layout: Plan B: utställningen runt viken (i så fall ett fartyg behöver platsen och kan inte
få den), marknaden på den planerade platsen.
- Scen framför Volvo Museum
- Toas: 6 st: 3 på utställningsområde, 3 på marknaden nära tvätthallen.
- Ström? Vilka säljare/utställare behöver ström? Kolla var elskåpen står.
- till funktionärer: var finns de? Bo? TIK?

Övrigt
- Datum på hemsidan?
- Infobrev #2 måste skrivas
- Budget: uppdateras allt eftersom
- VROM prylar (musmatta, nyckelband osv.…): priser från Charlotte har kommit
- Eget VROM tält? I år får vi låna tältet från Tina.
- Klubbtälten: Kolla med Rent-a-Tent: vilka tält behöver vi? Hur stora? Hur mycket plats? Hur många klubbar? Flyttat -> layout #3
- Enkätundersökning: fixa mall som ska läggas ut i VROM tältet, Bo vill kolla om han har den gamla enkätmallen kvar.

Att göra
- Ortwin: kolla med Bosse: budgeten (offerter), västar, TIK, kolla med Otto ang. bord/stolar från museum, tidplan/schema Stora Holm, Demobanan
- Bo: kontakta TIK, kontouppgifter till Ortwin/Ulf
- Ulf: hemsida: reklam, loggor, info på hemsidan ang. inbetalningen och infon ska vara med på svarmailet
- Tina: tar emot bordsbeställning från klubbarna: tina@amazonklubben.se

Nästa möte: 14 maj, kl. 12:00


Ang bord till våran klubb har jag redan beställt 1 bord och 2 stolar, jag tror det räcker för oss. Vi kan ju ev. också ta med de två småtälten vi har och/eller en banderoll.


//M